Jak skonfigurować skaner?

Aby skanować dokumenty ze swojego skanera bezpośrednio do systemu Infino Legal, wystarczy wykonać trzy kroki opisane w tej intrukcji.

Jeśli Twój skaner już w tej chwili potrafi wysyłać skany przez e-mail (na przykład bezpośrednio na Twoją osobistą skrzynkę), możesz pominąć kroki 1 i 2 i przejść bezpośrednio do kroku 3.

1. Założenie skrzynki e-mail dla skanera

Żeby móc wysyłać maile, skaner potrzebuje mieć swoją skrzynkę i swój własny adres e-mail. Najlepiej założyć mu osobną skrzynkę (np. skaner@mojakancelaria.pl).

Jeśli Twoja kancelaria korzysta z usług firmy informatycznej do obsługi skrzynek mailowych i strony internetowej – skontaktuj się z nimi. Administrator powinien być w stanie utworzyć skrzynkę mailową dla skanera (tak jak dla nowego pracownika) w kilka minut.

Do skonfigurowania skanera będą potrzebne te same informacje, co do skonfigurowania programu Outlook na komputerze, czyli:

2. Ogólna konfiguracja email na skanerze

Informacje konfiguracyjne uzyskane przy zakładaniu skrzynki email należy wprowadzić do skanera. Ten krok nie zawiera niczego specyficznego dla Infino Legal – umożliwi on skanowanie dokumentów bezpośrednio na skrzynkę email każdego pracownika Twojej kancelarii, co samo w sobie na pewno ułatwi pracę.

Jeśli Twoja kancelaria korzysta z usług zewnętrznej firmy dbającej o poprawne działanie skanera, najlepiej skontaktuj się z nimi. Poproś o skonfigurowanie skanowania bezpośrednio na adres email, w formacie PDF. Każdy skaner jest trochę inny i ekspert od Twojego urządzenia będzie w stanie skonfigurować go w kilka minut, lub udzieli Ci telefonicznie instrukcji do Twojej marki i modelu skanera.

Jeśli nie możesz skorzystać z pomocy fachowca, postępuj według instrukcji obsługi Twojego skanera. Instrukcje obsługi każdego producenta można łatwo wyszukać w Google. Każde urządzenie jest nieco inne, dlatego tu możemy udzielić tylko ogólnych porad:

• Większość skanerów umożliwia połączenie się z nimi przez przeglądarkę internetową, po wpisaniu adresu IP skanera jako adresu strony. Konfiguracja przez komputer jest łatwiejsza niż używanie guzików i małego ekranu na skanerze. W instrukcji obsługi znajdziesz informację jak odczytać adres IP skanera i w jaki sposób połączyć się z nim z komputera. Ten krok nie powinien wymagać instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania – tylko wejście na odpowiedni adres strony.

• W instrukcji obsługi możesz wyszukać fraz “POP3” i “SMTP” żeby szybko trafić do interesującego nas rozdziału

• Przy konfiguracji zwróć uwagę, czy szyfrowanie SSL/TLS jest zaznaczone tak samo, jak w konfiguracji skrzynki mailowej

• Upewnij się, że skany są wysyłane w formacie PDF – Infino Legal nie będzie w stanie zaimportować innych formatów (takich jak np. JPG – każda strona w osobnym pliku)

• Niektóre skanery umożliwiają ustawienie maksymalnego rozmiaru wiadomości (maximum message size). Jeśli ta wartość jest niska, możesz mieć problemy z importowaniem kilkudziesięciostronowych dokumentów. Zalecamy ustawienie maksymalnego rozmiaru wiadomości na 20MB. Jeśli będą występowały problemy ze skanowaniem dużych dokumentów, skontaktuj się z nami – Infino Legal nie ma żadnego limitu na rozmiar skanu ani liczbę stron w dokumencie.

Po konfiguracji przetestuj, czy skaner jest w stanie wysłać zeskanowany dokument na Twój adres email.

WAŻNE: Do skanowania dokumentów zalecamy rozdzielczość 100-150 DPI, a jeśli kolor nie jest potrzebny, lepiej jest skanować na czarno-biało. W ten sposób 100-stronicowy dokument powinien zajmować ok. 13MB. Dzięki temu mniejsze pliki będą się szybciej otwierały z systemu.

2. Dodanie Infino Legal do książki adresowej skanera

Najtrudniejsze już za nami. Samo skanowanie do Infino Legal jest bardzo proste – Twoja kancelaria ma indywidualny adres email w systemie, który służy do importu dokumentów. Każdy plik PDF przesłany na ten adres email zostanie automatycznie zaimportowany do systemu. Potrzebujemy tylko dodać adres email Infino Legal do książki adresowej w skanerze.

Adres email Infino Legal znajdziesz wybierając z menu po lewej “Korespondencja → Zarejestruj nową”.

Wprowadź ten adres do książki adresowej skanera. Większość skanerów umożliwia też dodanie adresu jako “szybkie wybieranie” – na pewno usprawni to skanowanie od systemu.

Dokumenty zeskanowane i przesłane na ten adres będą widoczne w systemie zakładce “Korespondencja → Skany do wprowadzenia”.

Możesz również zapisać sobie ten adres email w telefonie i przesyłać skany zrobione za pomocą aparatu w telefonie prosto do Infino Legal. Będzie to przydatne np. w czasie oglądania dokumentów wyłożonych w sądzie. Zobacz osobną instrukcję żeby dowiedzieć się, jak tworzyć skany za pomocą telefonu.