Dekretacja polega na podzieleniu rejestrowania korespondencji na dwa etapy.
Pierwszy etap – sekretariat – tylko skanuje dokumenty i uzupełnia podstawowe informacje.
Następnie sekretariat przekazuje dokument (który nie jest jeszcze w pełni opisany) do dekretacji do innej osoby. Osoba dekretująca ma kwalifikacje, żeby zapoznać się z jego treścią, opisać go szczegółowo i rozdzielić zadania konkretnym pracownikom kancelarii.
W ten sposób sekretariat może skupić się na obsłudze kancelarii i nie musi posiadać kompetencji do czytania treści dokumentów, a osoby posiadające takie kompetencje nie muszą spędzać swojego czasu przy skanerze – mogą dostać dokumenty już zeskanowane i częściowo przygotowane przez sekretariat.
