Funkcjonalny CRM – najlepsze wsparcie w zarządzaniu kancelarią

W codziennej pracy zależy nam na efektywności i dobrych relacjach z partnerami biznesowymi. Dlatego w kancelarii prawnej tak ważne jest dzisiaj korzystanie z cyfrowych narzędzi, które pomagają uporządkować przepływ informacji oraz podnieść jakość kontaktu z klientami, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo danych. Na te potrzeby odpowiadają wielozadaniowe programy CRM. Dobrane odpowiednio do profilu działalności zapewniają poprawę funkcjonowania firmy w wielu obszarach. Dlatego systemy CRM stają się powoli narzędziem powszechnym.

Spośród nich wyróżnia się nowoczesny, funkcjonalny system Solvbot. W jaki sposób takie oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu kancelarią?

Zautomatyzowana obsługa procesów

Efektywne działanie kancelarii polega na stabilnym i jednocześnie elastycznym zarządzaniu wieloma procesami równocześnie. Szybkie delegowanie zadań, zarządzanie zespołem, opracowanie niezbędnej dokumentacji, kontrola bieżących postępowań, przechowywanie danych oraz wiele innych czynności. Ważne jest, aby te liczne komponenty dało się kontrolować z poziomu jednego systemu. Solvbot zaspokaja tę potrzebę, automatyzując wszystkie procesy kluczowe dla działania kancelarii. Zapewnia między innymi możliwość automatycznego generowania dokumentów w oparciu o zestaw szablonów, co pozwala uniknąć błędów, które zdarzają się przy sporządzaniu aktów prawnych.

Automatyzacji pracy w kacelarii podlegają też tak czasochłonne czynności jak tworzenie sprawozdań rachunkowych czy spisów majątków. Zmienia się na lepsze również codzienna praca sekretariatu, dzięki zautomatyzowanemu obiegowi dokumentów i korespondencji. Oprogramowanie niezawodnie porządkuje i optymalizuje zatem pracę wielu działów i oszczędza czas, który poświęcano w kancelarii na szczególnie wymagające czynności.

Monitorowanie spraw

Kancelaria prawna odpowiedzialna za prowadzenie wielu spraw równocześnie nie poradzi sobie dzisiaj bez narzędzia, które pozwala w sposób intuicyjny i klarowny monitorować zadania i czynności podejmowane w ramach postępowań. W tym wypadku jeszcze istotniejsze jest korzystanie z oprogramowania dedykowanego właśnie kancelariom prawnym.

Oferowana w ramach systemu Solvbot tablica Kanban umożliwia transparentny i w pełni komfortowy wgląd w prowadzenie każdej sprawy. Dzięki niej łatwo określić etap, na jakim jest dane postępowanie, przydzielić kolejne zadania prawnikom i kontrolować przebieg ich wykonywania. Komfort pracy zwiększają też takie funkcje jak dodawanie i rejestrowanie notatek, które zawierają informacje kluczowe do procedowania sprawy na kolejnych etapach.

W monitorowaniu postępowań pomaga wreszcie intuicyjna dla użytkownika, wyposażona w system nowoczesnych zabezpieczeń baza danych. Łatwe i szybkie wyszukiwanie potrzebnych kontaktów i informacji związanych z prowadzonymi sprawami to rzecz nie do przecenienia. Bazę uzupełnia przejrzysty rejestr wszystkich dokumentów, a także funkcjonalny kalendarz.

Co ważne, CRM Solvbot daje możliwość łatwego wglądu do prowadzonych postępowań na urządzeniach różnego typu. Opcja pracy zdalnej jest przecież współcześnie powszechną praktyką, więc ważne jest, aby oprogramowanie było dostępne w dowolnym miejscu i czasie w formie wygodnych aplikacji. Liczy się przy tym intuicyjność rozwiązań i przejrzystość strony graficznej. Podobnie jak i to, czy dostawca oprogramowania zapewnia odpowiednie wsparcie techniczne w czasie trwania umowy.

Analiza danych

Dobrze opracowany system do zarządzania kancelarią oferuje możliwość gromadzenia danych na temat efektywności pracy zespołu. Równie ważna jest jednak ich konstruktywna analiza. Ponad 50% pracowników uważa, że automatyczne rejestrowanie czasu pracy poprawiłoby ich efektywność. To fakt, że pomiar i raportowanie czasu pracy wpływa na transparentność i produktywność firm. Dlatego Solvbot został przygotowany jako praktyczne narzędzie także do ewidencjonowania czasu pracy, dające jednocześnie możliwość przetwarzania danych i generowania raportów dotyczących produktywności. Pozwala więc sprawdzić efektywność pracy prawników i wdrożyć niezbędne zmiany, co w oczywisty sposób przekłada się na optymalizację kosztów działalności. Dzięki sprawnemu systemowi CRM dla kancelarii można znacząco zwiększyć liczbę obsługiwanych spraw.

Podniesienie jakości obsługi i usprawnienie kontaktu z klientami 

Wspomniane korzyści prowadzą do osiągnięcia kluczowego celu – znacząco ułatwiają nam podtrzymywanie regularnego, stałego kontaktu z klientami. Powszechnie wiadomo, że budowanie trwałych relacji przesądza o sukcesie marki. Do kancelarii prawnej odnosi się to szczególnie, bowiem musi ona cieszyć się niepodważalnym zaufaniem swoich klientów. Najlepszy program CRM zapewnia opanowanie natłoku informacji, pozwala łatwo monitorować bieżące postępowania i tym samym zapewnić w pełni satysfakcjonującą obsługę na każdym etapie sprawy. Zaoszczędza czas, dając możliwość zawierania nowych kontaktów i poszerzania bazy klientów, a także podtrzymywania dobrych relacji z dotychczasowymi.