E-kancelaria i jej kluczowe funkcje. Co powinien zawierać program do zarządzania kancelarią?

Elektroniczny obieg dokumentów, automatyczne tworzenie raportów i formularzy oraz prowadzenie elektronicznych rejestrów to dzisiaj codzienność w wielu firmach prawniczych. Łatwe w wyszukiwaniu archiwum to kolejny filar działalności kancelarii. Od skutecznej integracji wszystkich tych funkcjonalności zależy płynność działania twojego biznesu. Jest to dzisiaj nie tyle dodatkowe wsparcie, ile wymóg umożliwiający realizowanie najważniejszych zadań. Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, firma Solvbot stworzyła kompleksowe narzędzie – Infino Legal – które usprawnia wszystkie kluczowe procesy w kancelarii prawnej i pomaga w jednym miejscu porządkować i przetwarzać gromadzone dane.

Elektroniczny obieg korespondencji i dokumentów

Oprogramowanie do zarządzania kancelarią ma za zadanie odciążyć zespół, przede wszystkim redukując czas pracy poświęcany na czynności, które można z powodzeniem zautomatyzować. W systemie Infino Legal priorytetem jest usprawnienie obiegu dokumentacji, która w analogowych warunkach jest trudna do opanowania. Dokumenty gubią się, często nie zostają właściwe uporządkowane i przypisane do odpowiedniego postępowania. Dlatego program do obsługi kancelarii musi odpowiadać na podstawową potrzebę pracowników kancelarii – przy jak najmniejszym nakładzie czasu i pracy zapewnić warunki do sprawnego zarządzania dokumentacją. Zarówno tą tworzoną wewnątrz, jak i przychodzącą z zewnątrz.

Infino Legal za sprawą szeregu funkcjonalności oferuje możliwość pełnego kontrolowania archiwum. Zapisywanie i późniejszy dostęp do dokumentów odbywa się na wygodnym w użyciu panelu. Poszczególne moduły dają możliwość zapisywania skanów dokumentacji, przypisywania ich do konkretnych typów postępowań (jak również tworzenie nowych w razie takiej potrzeby) lub wierzytelności, Co ważne, dodawanie plików może odbywać się bezpośrednio ze skanera, jak również pośrednio z urządzenia jak laptop czy smartfon. System Infino Legal umożliwia przechowywanie plików w różnych formatach: Excel, Word, PDF, Powerpoint, .png, .jpeg, .gif, .tiff, .txt, .csv. Nie ma więc mowy o konieczności przeformatowania na jedno rozszerzenie.

Następną kwestią jest klarowna i łatwa w obsłudze ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej od kontrahentów kancelarii, podmiotów współpracujących i instytucji prawnych. Rejestracja spływających pism i możliwość szybkiego przypisania ich do konkretnego postępowania lub projektu to jedno z najważniejszych ułatwień, jakie zyskują użytkownicy Infino Legal. Uporządkowanie korespondencji w firmie okazuje się bardzo proste i łatwe do utrzymania.

Przejrzysta rejestracja korespondencji pozwala na większą kontrolę zarządzania w firmie, a tym samym przyspiesza procedowanie spraw i ułatwia podejmowanie kluczowych dla danego postępowania decyzji w oparciu o pełen pakiet danych, do których dostęp jest intuicyjny i ekspresowy. Rozwiązanie usprawnia kontakt z klientem, oferując ławy dostęp do historii jego korespondencji w formie elektronicznej na wielu urządzeniach. Tym samym przyczynia się do budowania wizerunku kancelarii jako podmiotu sprawnego i dobrze dbającego o dobro klienta. To szybki, a jednocześnie w pełni bezpieczny dostęp do danych twojej kancelarii. Jak wiemy, wszystkie pisma o znaczeniu prawnym podlegają ochronie danych osobowych. Dlatego elektroniczna kancelaria Infino Legal pozwala zadbać o właściwe przetwarzanie danych osobowych w zgodzie z obowiązującą ustawą i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Europy. Chroni też przed sytuacją, w której dostęp uzyskać miałby ktoś nieuprawniony; żądanie od administratora dostępu do danego pakietu dokumentów musi zostać najpierw zaakceptowane przez zwierzchnika.

Generowanie dokumentacji i łatwy eksport plików

Infino Legal to środowisko, w ramach którego ułatwieniu ulega także proces tworzenia nowych dokumentów oraz przesyłanie ich na zewnątrz. W ramach tej funkcjonalności można skorzystać z wielu gotowych szablonów, jak również stworzyć własne zupełnie od zera lub edytować te zapisane w bazie (i udostępniać do dalszej pracy). Jak wiemy, generowanie dokumentacji zajmuje często sporo czasu. Dzięki e-kancelarii Infino Legal proces odbywa się wyjątkowo komfortowo i szybko, pozwalając przekierować uwagę i wysiłki zespołu na inne obszary działalności. Ponadto możliwość ustawienia powiadomień i dodawania komentarzy do dokumentów czyni wymianę informacji między pracownikami bardziej efektywną.

W celu uzyskania jak największej przejrzystości nasz system daje możliwość budowania bazy kontaktów, w której można wyszczególnić typy adresatów: mogą to być osoby fizyczne, firmy, urzędy, sądy, a nawet poszczególne wydziały sądów. Oprogramowanie jest kompatybilne także z bazami zewnętrznymi, takimi jak KRZ czy KRS, co ułatwia eksport dokumentacji do systemów istotnych dla funkcjonowania kancelarii. Infino Legal daje też możliwość tworzenia druków pocztowych, łatwych do wydrukowania i prostej wysyłki, a nawet potwierdzeń nadania, co w oczywisty sposób zabezpiecza naszą firmę w ewentualnych sytuacjach spornych.

Wdrożenie naszego systemu nie wymaga skomplikowanych działań i reorganizacji. Jest programem dedykowanym kancelariom prawnym, a za jego stworzeniem stoją ludzie świetnie znający realia branży. Oferują przy tym kompleksowe wsparcie przy wdrożeniu i utrzymaniu systemu. To rozbudowane narzędzie pozwala świadczyć usługi prawne na wyższym jakościowo poziomie.