Automatyzacja pracy kancelarii prawnej – dlaczego tak ważna?

Praca w branży prawnej stawia przed nami coraz więcej wyzwań. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie kancelariami coraz częściej zadają sobie pytanie o to, jak skutecznie zoptymalizować codzienną pracę, aby przełożyło się to na wymierne wyniki. Co istotne, dotyczy to zarówno dużych kancelarii, jak i jednoosobowych działalności prawnych.

Niezależnie od liczby pracowników firmy prawnicze napotykają bowiem na zbliżone trudności i borykają się z bardzo podobnymi bolączkami, które wpływają na ich konkurencyjność. Sprzymierzeńcem w tych zmaganiach mogą być nowoczesne rozwiązania informatyczne z zakresu legaltech. Automatyzacja wielu procesów w kancelarii to recepta na sprawniejsze funkcjonowanie wszystkich działów oraz na skuteczniejszy przepływ informacji między nimi. Ale co tak naprawdę zyskujemy, decydując się na zautomatyzowanie pracy w firmie?

Automatyzacja pracy = Efektywność i rozwój

Podstawową potrzebą rozwijającej się marki jest zwiększenie efektywności. Kancelarie prawne nie są w tym zakresie żadnym wyjątkiem. Liczba prowadzonych spraw przekłada się na wyniki finansowe, zadowolenie pracowników i przede wszystkim na możliwości inwestycyjny na gruncie dalszego rozwoju kancelarii.

Branża prawna w Polsce dynamicznie się rozwija. Dlatego zwiększenie wydajności jest czynnikiem istotnym z punktu widzenia konkurencyjności. A trudno być dzisiaj podmiotem konkurencyjnym na rynku bez sprawnego i wielofunkcyjnego oprogramowania, które zdejmuje z nas niektóre obowiązki i ułatwia pracownikom wykonywanie zleconych zadań.

Częściowa lub kompletna automatyzacja wewnętrznych procesów przekłada się na świadome, sprawne zarządzanie, szybsze procedowanie spraw, a tym samym skuteczniejszą pomoc prawną świadczoną klientom. Krótko mówiąc, prowadzi do wzrostu efektywności. Systemy CRM, pozwalające na automatyczną obsługę kancelarii, dają szansę na osiągnięcie lepszych wyników, a za tym idą zupełnie nowe szanse na rozwój działalności.

Cenny czas

Kolejnym aspektem nie do przecenienia w codziennej pracy jest czas. Doskonale wiemy, że jego optymalne wykorzystanie przekłada się zarówno na osiągnięcie korzyści finansowych, jak i pozafinansowych. Automatyzacja kluczowych procesów w firmie jest najlepszym rozwiązaniem pozwalającym ten czas zaoszczędzić i tym samym świadczyć usługi większej liczbie klientów przy jednoczesnym zachowaniu ich najwyższej jakości. CRM-y powstały zwłaszcza po to, by eliminować czas niepotrzebnie tracony na pracochłonne, powtarzalne czynności:

• tworzenie niezbędnych dokumentów i faktur
• generowanie raportów
• kontrolowanie przepływu informacji
• zlecanie zadań
• rejestracja czasu pracy pracowników
• wreszcie elektroniczny
• płynny obieg dokumentów i korespondencji

m.in. na tych polach przychodzi nam z pomocą CRM. Warto zaznaczyć, że oszczędność czasu przekłada się też na komfort pracy wszystkich zatrudnionych, a to z kolei pozwala zyskać dodatkową energię i zwiększyć efektywność pracy zespołu w świadczeniu usług prawnych.

Poprawa obsługi klienta

Zwiększenie komfortu pracy i oszczędność czasu pozwalają osiągnąć jeszcze jeden cel. Automatyzacja prowadzi do znaczącej poprawny jakości obsługi klientów. Jest to naturalna konsekwencja usprawnienia działalności. Kancelaria musi dysponować czasem dla swoich klientów, którzy potrzebują czuć, że ich sprawie poświęca się odpowiednio wiele troski. Czas poświęcony relacjom z klientami pozwala poznać ich oczekiwania i reagować na wątpliwości. Satysfakcja ze współpracy z kancelarią prawną płynie przecież nie tylko ze sprawnego procedowania postępowań, ale też z charakteru i jakości obsługi, którą klient otrzymuje.

Poczucie bezpieczeństwa, zaufanie, dobry i regularny kontakt z prawnikami, stały dostęp do informacji prawnej – to elementy, które często decydują o sukcesie twojej kancelarii. Technologiczne rozwiązania takie jak CRM-y, zdejmując z nas liczne obowiązki, zapewniają zatem przestrzeń do budowania trwałych relacji z partnerami. Dzięki automatyzacji zyskujemy więc korzyści, które są niemierzalne, ale zarazem strategicznie kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w branży.

Warto zainwestować we właściwe oprogramowanie

Obecnie rynek IT jest niezwykle bogaty. W sieci możemy trafić na wiele ofert systemów cyfrowych, które – jak deklarują producenci – pomogą w zarządzaniu każdą organizacją. Jednak decydując się na konkretne narzędzie informatyczne, które pomoże w zarządzaniu kancelarią, należy przede wszystkim upewnić się, że jest ono dedykowane branży prawnej. Nie wszystkie systemy CRM spełnią oczekiwania kancelarii prawnej z uwagi na zawodową specyfikę zadań i procesów. Technologia, po którą sięgniemy, musi być nie tylko intuicyjna, ale też dostosowana do realiów branży. Stąd intensywny rozwój gałęzi legaltech.

Innowacyjny system do zarządzania kancelarią Solvbot oferuje pełny zestaw funkcjonalności, które sprawdzą się w pracy różnych działów kancelarii. Kluczowym faktem było dla nas, aby jak najlepiej poznać rzeczywistość, w jakiej działają radcy prawni. Za nami setki godzin rozmów i spotkań z naszymi odbiorcami, aby zbadać ich potrzeby. Dlatego oferujemy program ściśle dostosowany do wymagań branży, co ułatwia wdrożenie systemu, a także zapewniamy stały rozwój i rozbudowę pakietu funkcjonalności, aby sprostać nowym wyzwaniom, które mogą się pojawić w przyszłości. Potrafimy także wykorzystać szerokie spektrum możliwości, jakie oferuje sztuczna inteligencja w sferze zarządzania i organizacji pracy.

Rozważny wybór narzędzia, które będzie wsparciem w codziennej pracy, z pewnością jest kluczem do osiągnięcia najlepszych wyników. Dlatego automatyzacja pracy jest nie tyle przyszłością kancelarii, co trendem dominującym już dziś w całej branży. Okazuje się czynnikiem decydującym o osiągnięciu przewagi konkurencyjnej, a zatem nie wolno go zlekceważyć.